Бриф на мероприятие: зачем он нужен?
Вы уже не раз с этим сталкивались: заказывая услуги у профессионалов, в первую очередь получаете бриф с настоятельной просьбой подробно его заполнить. Организация ивентов — не исключение. Итак, зачем нужен бриф на мероприятие, как его заполнять и какие есть типы этого документа?
Бриф — это коммуникация
Ивент агентство работает со 100% эффективностью при условии полного взаимопонимания с заказчиком. Взаимопонимание в первую очередь — это когда команда полностью понимает потребности клиента. Тогда работа будет продвигаться быстро, а готовый проект будет соответствовать ожиданиям. Бриф — необходимое условие для достижения такого результата.
Заполненный заказчиком бриф на ивент — главный документ, на который ориентируются при организации. Заполнять бриф клиент может самостоятельно или совместно с персональным менеджером от ивент-компании. После его анализирует команда организаторов, используя как основу для разработки концепции и расчета бюджета. По сути, документ — официальный канал коммуникации между клиентом и организатором.
Бриф и этика общения организатора с заказчиком
Клиент со своей стороны заполняет бриф, а задача организатора — гарантировать воплощение всех ожиданий. Негласное правило для ивент менеджера — создать продукт, который нравится себе, который захочется включить в собственное портфолио. Обычно это гарантирует, что результат оценит и заказчик. Качество без оправданий — этого ждут от профессионалов.
Чаще всего клиент получает универсальный бриф в формате опросника, ответы на который помогают получить первоначальные данные для организации ивента. Универсальный бриф, который необходим для успешной работы организаторов, включает такие данные:
- Краткое описание будущего мероприятия.
- Цель ивента. Показатель, от которого будет зависеть эффективность.
- Дата. Конкретный показатель или ориентировочный период.
- Ожидаемая аудитория и предельное количество гостей.
- Данные о целевой аудитории: возраст, национальность, страны и регионы проживания, социальное положение и т.п.
- Формат мероприятия. То, как его видит заказчик. Например, деловая конференция и неформальный прием.
- Конкретизированные данные. Если заказчик имеет четкие установки, данные и опыт организации будущего ивента, в брифе нужно указать тематику, данные о реализованных прошлых ивентах (тематика, гости, спикеры, хедлайнеры, что получилось и нет, и т.д.).
- Требования по длительности ивента.
- Организационные моменты: необходимость проживания участников (и требования к условиям), трансферы, питание, визуальный стиль мероприятия, необходимость в услугах переводчика, пожелания к локации, награждения или подарки для участников.
- Пожелания по бюджету (указание фиксированной суммы, за пределы которой нельзя выйти). Удобные способы оплаты.
